Työtodistus

Työntekijällä on oikeus saada työtodistus, kun työsuhde päättyy. Oikeus ei riipu siitä, miten työsuhde päättyi: todistus on annettava myös silloin, kun työntekijä on irtisanottu tai hänen työsopimuksensa on purettu. Työnantajan ei kuitenkaan pidä antaa todistusta oma-aloitteisesti, vaan sen antaminen edellyttää työntekijän pyyntöä.

Työtodistuksen antamatta jättäminen on rangaistava teko. Työsopimuslaissa säädetään, että työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai huolimattomuudesta laiminlyö työtodistuksen antamisen, tuomitaan työsopimuslakirikkomuksesta sakkoon. Työsuojeluviranomainen valvoo velvoitteen noudattamista.

Laki ei tunne työsuhteen kestäessä annettavaa työtodistusta, mutta mikään ei estä antamasta sellaista. Väliaikainen työtodistus on käytännössä tavallinen esimerkiksi silloin, kun työntekijä hakee asuntolainaa tai uutta työpaikkaa työsuhteen jatkuessa. Se ei poista työntekijän oikeutta saada varsinainen työtodistus työsuhteen päättyessä.

Suppea vai laaja todistus: suppeaan työtodistukseen merkitään vain työsuhteen kesto ja työtehtävien laatu. Laajaan merkitään lisäksi työsuhteen päättymisen syy ja arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Laaja todistus annetaan vain, jos työntekijä on sitä nimenomaisesti pyytänyt – ilman pyyntöä näitä tietoja ei saa merkitä lainkaan. Suppea todistus on siis pääsääntö, eikä siihen pidä lisätä mainintaa siitä, ettei työntekijä pyytänyt päättymisen syytä tai arviota. Sellainen maininta kääntyisi helposti työntekijän vahingoksi.

Päättymisen syy ja arvio ovat erillisiä valintoja. Työntekijä voi pyytää vain toisen niistä, esimerkiksi pelkän maininnan siitä, että hän irtisanoutui itse. Jos arvio pyydetään, se annetaan aina sekä työtaidosta että käytöksestä, ei vain toisesta. Työtodistukseen riittää yleisluonteinen maininta päättymisen syystä. Yksityiskohtaiset irtisanomisen tai purkamisen perusteet työnantaja ilmoittaa tarvittaessa erikseen työsopimuslain 9 luvun 5 §:n mukaisesti.

Arviointitapa: sanallinen arvio kuvaa työntekijän suoriutumista täsmällisin lausein ja kertoo lukijalle enemmän kuin yksittäinen arvosana. Asteikkoarvio kiitettävä – hyvä – tyydyttävä – välttävä – heikko on nopeampi laatia, mutta arvosana jää irralliseksi, jos käytettyä asteikkoa ei kerrota. Siksi malli merkitsee asteikon todistukseen näkyviin.

Työnantajan on annettava työtodistus, jos sitä pyydetään kymmenen vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Arviota työtaidosta ja käytöksestä on kuitenkin pyydettävä viiden vuoden kuluessa. Lyhyempi määräaika perustuu siihen, että arvio on työnantajan edustajan henkilökohtainen käsitys, jota kukaan ei enää vuosien kuluttua pysty antamaan, kun esihenkilöt ovat vaihtuneet.

Kymmenen vuoden jälkeen työnantajan on annettava enää suppea todistus, ja sekin vain, jos siitä ei aiheudu hänelle kohtuutonta hankaluutta. Samoin edellytyksin on annettava uusi todistus kadonneen tai turmeltuneen tilalle.

Määräajat merkitsevät työnantajalle säilytysvelvollisuutta. Työsuhteen kestoa, työtehtäviä ja päättymisen syytä koskevat tiedot on syytä säilyttää kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä. Arvion laatimiseen tarvittavat tiedot työnantaja poistaa viiden vuoden kuluttua, koska tietosuojasääntely sallii henkilötietojen säilyttämisen vain niin kauan kuin käyttötarkoitus edellyttää.